Perincian komunikasi perniagaan melalui telefon

Seni komunikasi perniagaan adalah aspek penting dalam perundingan dan selama bertahun-tahun tidak kehilangan relevansinya. Keamatan komunikasi perniagaan melalui peningkatan telefon dari tahun ke tahun. Dan dengan perkembangan komunikasi mudah alih, ia menjadi salah satu cara utama untuk berkomunikasi. Untuk membuat perbualan telefon adalah penting untuk mengetahui butiran dan peraturan komunikasi perniagaan.

Telefon di dunia moden memainkan peranan yang penting, kerana dengan bantuannya, kami berkomunikasi dengan saudara-mara, kawan, rakan sekerja, pengurusan dan rakan kongsi perniagaan kami.

Oleh itu, semasa perbualan dengan kalangan orang tertentu, seseorang menggunakan mod komunikasi yang sesuai dan, sebagai contoh, tidak akan terlibat dalam dialog dengan bosnya, seperti kawan rapat. Dalam keadaan ini, jenis komunikasi yang lebih rasmi digunakan.

Etika perniagaan juga harus digunakan oleh pekerja yang mengadakan tinjauan pendapat umum, menerima panggilan dari pelanggan, atau berunding melalui telepon. Selalunya, perbualan telefon yang berjaya menjadi kunci kepada hubungan perniagaan yang baik. Malah imej syarikat dapat bergantung sepenuhnya kepada keupayaan pekerja untuk melakukan dialog pintar melalui telefon.

Pada masa ini, kebanyakan panggilan dibuat melalui peranti mudah alih. Menggunakan alat komunikasi ini, anda mesti mengikuti beberapa peraturan.

• Sentiasa matikan telefon atau tetapkannya kepada mod bergetar pada mesyuarat perniagaan dengan pelanggan, dalam teater filem, pada seminar.
• Peranti mudah alih lebih mudah terdengar daripada telefon talian tetap. Oleh itu, dalam keadaan di mana, berada di tempat awam, adalah perlu untuk melakukan perbualan peribadi tanpa campur tangan di luar, anda hanya boleh bercakap dengan senyap dan orang lain akan mendengar anda.

• Jangan letakkan panggilan yang terlalu kuat ke telefon. Dia boleh menakutkan orang lain.
• Cuba bercakap sebentar. Di hadapan pihak ketiga, perbualan tidak boleh bertahan lebih lama daripada 30 saat, jika tidak ada risiko untuk melihat tidak sopan di hadapan seseorang. Sekiranya terdapat sebab yang sah untuk perbualan telefon, sebagai contoh, penyakit saudara atau transaksi yang besar, maka anda harus memberitahu mereka yang hadir mengenai situasi tersebut.
• Elakkan perbualan telefon semasa makan tengah hari perniagaan. Jika ada keperluan mendesak untuk menjawab panggilan, maka anda harus meninggalkan meja dan bercakap di tempat yang kurang sesak.

Piawaian etika dalam komunikasi melalui telefon adalah penting untuk kerja berkesan syarikat. Budaya perbualan telefon adalah jenis komunikasi perniagaan yang istimewa. Pengetahuan mengenai peraturan etika akan membantu mengukuhkan hubungan perniagaan dan meningkatkan keuntungan organisasi.

• Ia adalah perlu untuk menyambut orang yang dengannya akan ada perbualan telefon. Ungkapan-ungkapan yang berkaitan dengan masa hari ("Selamat pagi", "Selamat petang" atau "Selamat malam") paling sesuai untuk ini.
• Semasa panggilan perniagaan, adalah penting untuk memantau intonasi anda sendiri. Agar tidak menolak pujukan, anda perlu bercakap dengan sopan dan tenang, mengelakkan emosi yang tidak perlu.

• Selepas ucapan, disyorkan untuk memperkenalkan diri anda dan memberi nama, kedudukan dan organisasi anda.
• Sekiranya anda memanggil seseorang, anda harus sentiasa memperjelaskan sama ada ia mudah untuk bercakap pada masa ini.
• Menurut piawaian etika, anda perlu mengambil telefon selepas panggilan kedua atau ketiga.
• Semasa perbualan anda tidak boleh merokok, makan makanan atau minuman.
• Jika pemanggil berminat kepada pekerja lain organisasi, maka perbualan harus dialihkan kepadanya atau menghidupkan fungsi menunggu.
• Dalam keadaan apabila anda mempunyai nombor yang salah, anda perlu, tanpa bertanya soalan yang tidak perlu, memohon maaf kepada ahli sindiran dan mengucapkan selamat tinggal dengan segera.
• Jangan panggil pagi, semasa rehat makan tengah hari, atau sebelum penghujung hari bekerja.
• Setiausaha atau pembantu boleh membuat atau menjawab panggilan daripada pengurus.

• Anda boleh menghubungi nombor rakan kongsi atau pelanggan hanya jika dia memberikan anda kenalannya. Tetapi pada hujung minggu dan cuti panggilan tersebut dilarang.
• Terdapat kes yang perbualan terganggu kerana komunikasi yang kurang baik. Dalam keadaan ini, orang yang memanggil terlebih dahulu mesti memanggil balik.
• Jangan melambatkan perbualan. Perbualan yang panjang boleh menimbulkan interlocutor dan menyebabkan kebencian. Jika komunikasi ditangguhkan, dan tujuan perbualan tidak tercapai, maka pelanggan boleh menghubungi semula keesokan harinya atau mengatur pertemuan peribadi.
• Selepas tamat perbualan, adalah disyorkan untuk mengucapkan terima kasih kepada pengantara dan dengan sopan mengucapkan selamat tinggal kepadanya, setelah bertanya apakah dia mempunyai pertanyaan. Tindakan mudah ini akan menjadikan perbualan selesai dan menggalakkan kerjasama selanjutnya.

Untuk telefon perbualan harus berhati-hati menyediakan dan melaksanakan sejumlah tindakan khusus. Marilah kita mempertimbangkan lebih terperinci perkara-perkara utama.

• Penyelidik harus dipanggil hanya selepas pelan perbualan yang jelas telah disediakan. Untuk mengecualikan butiran kecil, anda boleh membuat garis grafik atau skema.
• Tuliskan soalan-soalan penting yang anda perlu ingat untuk bertanya semasa proses rundingan.
• Sediakan dokumen yang mungkin diperlukan dalam proses komunikasi (surat-menyurat, laporan, kontrak).

• Semak dengan juru bicara terlebih dahulu tempoh masa yang sesuai untuk membuat panggilan.
• Untuk merakam maklumat yang diterima, sediakan buku nota atau buku harian.
• Cari senarai umum orang yang akan menyertai perbualan untuk menghubungi mereka dengan nama dan patronymic.
• Sebelum anda mendail nombor tersebut, cubalah untuk menala dengan cara yang positif, maka keadaan emosi anda, tentunya, akan menyebabkan lokasi pengantara.
• Membuat perbualan telefon, pertimbangkan keselamatan komunikasi di pejabat, kerana maklumat berharga mungkin jatuh ke tangan pesaing.

Terdapat juga perkara yang perlu dikecualikan dan tidak dibenarkan dalam perbualan telefon yang akan datang.

• Tidak perlu membincangkan perkara-perkara perniagaan dengan orang yang tidak dikenali atau rawak. Adalah lebih baik untuk menjadualkan mesyuarat peribadi.
• Ia tidak disyorkan untuk menghendaki keputusan daripada seseorang yang tidak mempunyai kuasa untuk berbuat demikian atau percaya sebaliknya. Dia boleh memberikan persetujuan melalui telefon, walaupun dia akan menjadi lawan keputusan ini.
• Ia tidak perlu untuk permintaan suara, jika tidak ada kepastian bahawa para pengantara bersetuju dengan anda dan ingin membantu.

Peranan telefon dalam komunikasi perniagaan adalah dua kali ganda. Sangat kerap, ia mengganggu tugas segera yang dilakukan pada siang hari, tetapi pada masa yang sama ia mempercepat penyelesaian banyak tugas. Itulah sebabnya mengapa perlu mempelajari prinsip perbualan telefon yang menyumbang kepada penggunaannya yang lebih cekap.

Adalah sangat penting untuk mempunyai teknik komunikasi perniagaan untuk pekerja yang kerja tertentu dalam perbualan telefon dengan pelanggan berpotensi. Ramai syarikat cuba menghubungi pemanggil dari kata-kata yang pertama untuk menjadikannya pelanggan yang sebenar.

Firma bersaing menggunakan cara yang berbeza untuk menarik pelanggan. Tahap penting dalam promosi perkhidmatan adalah jualan telefon, dan oleh itu pengurus mesti mengadakan dialog dengan pelanggan dengan betul dan dengan bijak, kontrak yang tidak menguntungkan akan pergi ke pesaing.

Petua di bawah ini akan membantu anda mencapai kejayaan dalam komunikasi perniagaan melalui telefon.

• Adalah disyorkan untuk membuat panggilan kepada orang yang telah menyediakan anda dengan perkhidmatan yang berguna. Perkataan ucapan terima kasih sangat penting untuk kerjasama masa depan.
• Sentiasa tersenyum semasa berbual. Senyuman dan keyakinan anda pasti akan merasakan pelanggan.
• Dalam proses perundingan, cuba untuk meramal jalankan pemikiran.
• Jangan sekali-kali menafsirkan bahasa kasar atau bahasa kolokal. Ini bertentangan dengan budaya komunikasi.
• Gunakan ekspresi dan istilah yang akan difahami oleh pemanggil.
• Jangan menutupi telefon bimbit semasa bercakap selari dengan sesiapa sahaja. Oleh itu, tidak menghormati pengantara.
• Jelaskan kedudukan anda dengan yakin dan tepat, kerana ketepatan adalah kesopanan raja-raja.

• Rundingan adalah penting untuk menjalankan dengan cepat, menjawab soalan yang ditanya tanpa penangguhan dan rumit rumit. Jeda boleh dibenarkan hanya dalam kes apabila seorang pakar sibuk mencari dokumentasi yang diperlukan untuk rundingan. Jika jeda itu ditunda, maka orang itu mempunyai hak penuh untuk mengganggu komunikasi.
• Dalam momen telefon, komunikasi sebenar atau maya, anda mesti sangat sopan. Berteriak dan bercakap dengan suara yang dibangkitkan dianggap melanggar etika.
• Mengucapkan selamat tinggal kepada ahli saling bicara dengan betul, kerana penyelesaian perbualan mahir tidak kurang penting daripada bahagian utama dialog. Anda boleh memberi peluang kepada orang lain untuk menggantung terlebih dahulu. Dengan itu anda mengakhiri perbualan dengan gelombang mesra.

Sudah tentu, untuk komunikasi yang berjaya melalui telefon anda perlu mempunyai petikan yang bagus. Untuk membuat ekspresi ucapan anda dan suara anda menyenangkan, gunakan pelajaran dari video berikut.